Vous pensez avoir une bonne connaissance de votre entreprise ? Avez-vous déjà fait un diagnostic ou un audit de performances ? Non ?

Dans ce cas, vous manquez certainement de visibilité pour maîtriser un dérapage incontrôlé ou remédier à une panne de croissance de votre chiffre d’affaires. Comme votre véhicule, votre entreprise (TPE ou PME) doit régulièrement passer un « contrôle technique » pour optimiser son fonctionnement et donc sa rentabilité.

Découvrez pourquoi réaliser un diagnostic de votre entreprise constitue une étape essentielle pour maximiser ses performances.

Le diagnostic de performances doit vous permettre de valider au moins les points suivants :

1. Ma stratégie actuelle est-elle pertinente par rapport à mon marché, à la conjoncture économique, à la concurrence ?
2. Mon besoin en fonds de roulement (BFR) est-il à un niveau suffisant pour limiter les risques de trésorerie ?
3. Quels sont mes objectifs ? Ils doivent être quantifiables, mesurables et réalisables.
4. Où en suis-je par rapport à mes objectifs ? Et que me disent mes indicateurs ?
5. Quelles actions pourraient me permettre d’augmenter ma rentabilité ?

Vous avez à disposition de multiples outils pour réaliser un diagnostic de votre entreprise : des logiciels de gestion, des matrices du type SWOT ou celle des « 5 forces » de Porter ou encore des consultants spécialistes de la petite entreprise.
Pour un diagnostic efficace, vous devez prendre en compte tous les aspects de l’entreprise :

• Analyse des ressources : les moyens au niveau immobilier, l’emplacement, l’état des locaux et du matériel ainsi que les stocks, le personnel. Cela concerne tous les éléments en relation avec l’environnement interne de votre TPE ou PME comme la force de vente, le management, la politique de prix pratiquée etc.
• Analyse de l’environnement extérieur : comme vous le savez déjà, vous êtes présent sur un marché avec des concurrents. Il est capital de connaître vos concurrents, de vous renseigner sur les pratiques et leurs évolutions en faisant de la veille, en participant à des salons, il faut vous mettre au parfum des dernières évolutions technologiques et juridiques. Gardez à l’esprit qu’avoir un temps d’avance sur la concurrence représente un avantage concurrentiel non négligeable.
• Analyse financière : c’est l’analyse chiffrée de l’entreprise, sa rentabilité, le point mort, le besoin en fonds de roulement, votre niveau de revenu de dirigeant etc. Vous pouvez obtenir ces chiffres avec certains outils mais encore une fois, cela ne vous sera d’aucune utilité si vous êtes incapable d’en extraire l’information adéquate et de l’interpréter correctement. D’où l’importance d’avoir à la fois l’outil et l’accompagnement, comme le propose Rivalis.

Le Scan-TPE se présente sous la forme d’un questionnaire que le conseiller Rivalis complète suite à un entretien précis avec vous. Vous allez répondre à des questions sur votre entreprise : la marge, les coûts, les heures de personnel achetées, les ventes ou les délais de règlement des fournisseurs etc. Toutes ces informations vont permettre d’établir un indicateur de connaissance globale de l’entreprise. Grâce au Scan-TPE, vous êtes alerté si votre entreprise présente des zones à risque susceptibles de perturber son fonctionnement. Cette analyse vous révèle également vos propres failles.

Cette première approche est bonne mais reste superficielle, vous pouvez avoir un niveau de connaissance s’élevant à 90% mais si dans les 10% restants vous omettez des points capitaux comme le niveau de rentabilité ou la trésorerie, votre entreprise est en danger. Pour bénéficier d’une analyse plus poussée, vous pouvez opter pour le diagnostic d’entreprise de Rivalis.

Cette analyse est effectuée par un conseiller Rivalis et peut prendre plusieurs heures. En utilisant l’outil informatique et en y insérant toutes les données chiffrées sur l’entreprise, l’expert en pilotage d’entreprise Rivalis est en mesure de vous révéler le résultat prévisionnel de l’année en cours si le cap actuel est maintenu.

Cette étude comprend un rendez-vous de découverte avec un Conseiller Rivalis, puis un 2ème rendez-vous de restitution de l’Etude personnalisée de votre entreprise avec la remise d’un document papier commenté par le Conseiller Rivalis. Vous voyez ainsi de manière très concrète l’argent qui vous passe sous le nez en raison d’un manque de visibilité sur votre entreprise. Pour optimiser votre rentabilité, il ne faut rien laisser au hasard.

Ce diagnostic ne se limite pas à une analyse des chiffres. Il s’agit d’un véritable échange avec le conseiller où vous allez aborder la façon dont vous gérez l’entreprise, quel type de management vous pratiquez, les relations avec vos fournisseurs, l’état de la conjoncture économique. Vos désirs et objectifs personnels comme professionnel comptent pour votre épanouissement, votre réussite en tant que chef d’entreprise sans oublier le bien-être de vos salariés.

Vous comprenez mieux pourquoi ce diagnostic est capital pour améliorer votre visibilité sur tous les aspects de votre entreprise.

Par la suite, vous allez pouvoir fixer des objectifs, mettre en place des actions concrètes et un plan de marche pour faire progresser votre rentabilité !

Le manque de liquidités est un fléau récurrent dans les entreprises qui peut être fatal pour leur survie. Selon les statistiques du SPF Finances, la Belgique a connu 9 239 faillites d’entreprises au cours des 12 derniers mois, dont 96% de micro-entreprises (entre 0 et 9 salariés). Les causes se trouvent souvent dans une absence de maîtrise au niveau de la rentabilité des ventes (ventes à perte ignorées ou sous-estimées…) et dans l’apparition de problèmes de trésorerie. Mais même en période de croissance et d’augmentation du chiffre d’affaire, une nouvelle mission peut-être rentable« sur le papier », alors qu’elle va mettre l’entreprise à mal par absence de cash suffisant.

Si on possède une boussole pour savoir où l’on va, on avance plus facilement et l’esprit plus serein. C’est exactement la même chose dans son entreprise : il est indispensable d’avoir des outils permettant d’avoir une bonne visibilité financière et cela en temps réel, comme préconisé par les règles de bonne pratique en Pilotage d’Entreprise. Une bonne santé financière permet aussi de concrétiser ses projets : investissements, embauches, innovations. Bref, vous avez tout à gagner à surveiller et soigner votre trésorerie !

Les problèmes de trésorerie proviennent souvent d’un manque d’anticipation et d’outil d’aide à la décision. La réalisation d’un prévisionnel réaliste permettant de suivre au jour le jour les recettes et les dépenses de votre entreprise est un bon début.

Parallèlement, un bon outil de gestion commerciale, vous permettant de connaître la rentabilité de chaque devis ou tarif, avant toute conclusion d’affaire, est un second outil d’aide à la décision indispensable, pour générer un résultat satisfaisant et éviter les problèmes de trésorerie. Ensuite, ayant été alerté avant tout problème de dérapage, une gestion automatisée des relances, vous permettra de gagner un temps précieux et prendre en charge en temps réel et de manière professionnelle tout dépassement des délais de paiement, l’objectif étant de réagir avant que tous les signaux clignotent en rouge.

Plusieurs solutions permettent de se mettre à l’abri d’un manque de liquidités. C’est du bon sens, mais lors de la demande d’acomptes par exemple, si vous prenez 10% ou 40% d’acompte, cela peut tout changer en termes de trésorerie. Veillez également dans la mesure du possible à raccourcir les délais de paiement de vos clients et à rallonger ceux de vos fournisseurs, ou pratiquer l’escompte. Je vous conseille aussi de maîtriser vos achats : évitez de saturer vos stocks car les frais de stockage coûtent cher. Par ailleurs, les dirigeants font souvent l’erreur de financer cash leur besoin d’investissement, or il est parfois plus judicieux d’emprunter pour préserver sa trésorerie. Dans ces domaines aussi, un Conseiller peut vous éclairer.

Si votre trésorerie s’est dégradée et que votre entreprise se trouve déjà en difficulté, un Conseiller pourra vous accompagner auprès de votre banque. Il vous aidera à négocier un découvert autorisé, ou une facilité de caisse. D’autres solutions existent comme l’affacturage qui consiste à céder sa créance à un organisme financier, ou le lease-back permettant de vendre un actif (bien immobilier, véhicule) tout en continuant à l’utiliser.

En bref, les problèmes de trésorerie peuvent s’anticiper, et même si l’on est dans le rouge, les solutions existent toujours. Ne restez pas seuls face à ces questions essentielles. L’accompagnement par un Conseiller et l’acquisition éventuelle d’un outil performant comme le progiciel Rivalis peuvent sauver votre entreprise et la repositionner sur le chemin d’une rentabilité maîtrisée, en toute sérénité.

Bien déléguer c’est assurer que vos projets seront réalisés sans heurts. Un aspect essentiel est une communication adéquate sur la mission. Or, il existe des phrases que vous ne devrez éviter pour mener à bien votre projet. En voici dix parmi les plus emblématiques.

Bien déléguer suppose de se fixer des priorités. Des urgences peuvent se produire, mais avoir des urgences une fois tous les deux jours est un obstacle à la productivité, et a un impact négatif sur le moral de l’équipe.

Une meilleure approche est de fixer soigneusement les objectifs, les priorités et les dates butoirs dès le départ du projet, et de s’assurer que votre équipe les a compris, de telle sorte que ses membres n’aient pas à renoncer à d’autres missions pour respecter une date limite sur une tâche particulière.

Il n’y a rien de tel pour augmenter le niveau de stress d’une personne que de s’entendre dire cette phrase. Chacun souhaite avoir l’opportunité d’accroître ses compétences, mais est-il réellement juste de mettre quelqu’un dans cette situation sans préparation ni formation adéquate? Pas vraiment, et il y a fort à parier que votre projet ne se déroulera pas correctement non plus.

Efforcez-vous de toujours déléguer des tâches dans un domaine précis aux mêmes personnes, de telle sorte qu’elles puissent perfectionner leurs compétences, et laissez les également apprendre auprès d’autres personnes si nécessaire. Sinon, soyez prêt à dédier une partie de votre temps pour les briefer si vous voulez que les résultats correspondent à vos attentes.

D’habitude, ce type de message est censé tranquilliser la personne en vue de la tâche qui l’attend. Louable dans son principe, cette phrase a toutefois souvent un effet secondaire non désiré. La personne peut en effet penser que vous voulez dire qu’elle n’a pas les compétences pour gérer quelque chose d’un tant soit peu complexe, ce qui n’est pas du tout le message que vous désirez lui communiquer.

Il y a deux choses que vous devez garder à l’esprit: ne minimisez jamais l’importance de la tâche que vous déléguez, et ne doutez pas des compétences de la personne concernée. Si quelqu’un a la sensation qu’on a toute confiance en lui pour faire quelque chose, il sera d’autant plus motivé pour faire un meilleur travail.

Le problème dans cette phrase est son manque de clarté, et nous savons tous comment cela se termine. Si vous n’avez pas une idée précise du résultat que vous voulez atteindre, alors comment la personne en question peut-elle y arriver? Le plus probable est que vous allez perdre un temps précieux à examiner toutes les options qu’elle vous propose, sur la base de son point de vue et de ses compétences, et il est possible qu’aucune d’entre elles ne soit satisfaisante.

Une meilleure approche est d’établir une liste de critères définissant les solutions possibles, et à partir de là de demander à la personne de travailler sur différentes options, de sorte que vous puissiez sélectionner la meilleure solution.

Une posture “c’est ça ou rien” découragera vos collaborateurs de s’impliquer dans les tâches et les résultats, ce qui est l’objectif premier lorsque vous souhaitez déléguer quelque chose. Bien sûr, vous auriez emprunté une autre voie, mais pourvu que la solution fonctionne, quelle importance si votre collègue a fait les choses différemment? Au bout du compte, le projet en bénéficiera parce que vous saurez qu’il y a désormais deux approches possibles.

Nous avons tous des voyages d’affaires, mais disparaître juste avant la date de remise d’un projet n’est pas idéal, spécialement si vous allez rester injoignable au moment crucial. Lorsque la date de remise approche, c’est le moment précis où les membres de l’équipe ont besoin de poser des questions et de clarifier les choses, et vous devez être disponible pour y répondre.

La seule exception à cette règle est si vous pouvez rester dans la boucle avec vos collaborateurs, en suivant leurs progrès et en les guidant si nécessaire par le biais d’un outil en ligne.

Ne vous est-il jamais arrivé d’avoir un projet livré qui ne répond pas à vos attentes? C’est à cette occasion qu’apparaît la phrase citée plus haut, mais le fait même de l’utiliser veut généralement dire que le projet n’a pas été mis en oeuvre correctement.

Vos objectifs peuvent être parfaitement clairs, mais la seule façon pour savoir si vous êtes sur la bonne voie pour les atteindre est de fixer des étapes et des points de contrôle avec les personnes en charge, de sorte que vous ne soyez pas déçu à la date de clôture du projet. En procédant de cette façon, vous pourrez résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent majeurs.

Déléguer suppose de permettre à d’autres de prendre certaines décisions. Mais si les personnes impliquées ne connaissent pas leurs responsabilités, et qui est apte à prendre telle ou telle décision, vous pouvez avoir des surprises désagréables.

Dès le départ doivent être déterminées clairement quelles sont les décisions que la personne en charge peut prendre de son propre chef, en vous communiquant simplement les résultats, et quelles sont celles qui nécessitent votre accord préalable.

Déléguer la même tâche à plusieurs personnes est une erreur classique. Certains considèrent que cela installe une saine compétition, mais cela a généralement l’effet inverse. Au lieu de cela, chaque personne concernée devient obsédée par l’idée d’être le meilleur. Ceci a pour conséquence qu’elle ne partage pas l’information et qu’elle ne collabore pas efficacement, ce qui peut affecter négativement l’ensemble du projet.

Une autre éventualité est que les différentes personnes commencent à se rejeter mutuellement la responsabilité de la tâche, personne n’étant désormais pleinement responsable du résultat. D’une façon ou d’une autre, ce n’était certainement pas votre objectif initial.

Bien déléguer suppose aussi savoir clairement ce que vous attendez de la personne à qui vous avez confié la tâche. Si quelqu’un est supposé délivrer certaines choses à un moment donné, et si le projet a été livré dans les délais, il n’y a aucune raison d’accepter un résultat de mauvaise qualité. N’acceptez que des tâches correctement réalisées, et vos subordonnés sauront quel niveau de qualité vous attendez d’eux. Après tout, si vous devez retravailler sur la tâche livrée, quel intérêt de l’avoir déléguée?